Ile kosztuje jedno niestawienie się gości
Policz to na własnych danych. Weź średni rachunek na osobę, pomnóż przez liczbę osób przy stoliku i dodaj marżę, której nie zarobisz na napojach i deserach. Stolik na cztery osoby z rachunkiem 120 zł na głowę to prawie 500 zł przychodu, który w sobotę o dwudziestej znika bez śladu. Liczby w tym przykładzie służą tylko do pokazania metody.
Jedno niestawienie się rzadko boli. Boli seria: dwa, trzy puste stoliki w weekend, każdy weekend. Przy sali na dwadzieścia stolików nawet kilka procent no-show przekłada się na tysiące złotych miesięcznie. O skali szerzej piszemy w tekście ile kosztuje nieobsadzony stolik.
Dlaczego goście nie przychodzą
Najczęściej nie ze złej woli. Gość zarezerwował stolik w trzech miejscach naraz i wybrał jedno. Plany się zmieniły, a odwołanie wymaga telefonu, którego nikt nie odbiera w godzinach szczytu. Rezerwacja została zrobiona tydzień wcześniej i po prostu uciekła z pamięci.
To ważne, bo każda z tych przyczyn ma inne lekarstwo. Zapomnienie leczy przypomnienie. Brak łatwego odwołania leczy link do anulowania w wiadomości. Rezerwacja na zapas wymaga krótszego okna potwierdzenia, po którym stolik wraca do puli.
Co realnie zmniejsza liczbę niestawień
Sprawdzone w praktyce lokali są cztery elementy. Żaden nie wymaga kar ani zaliczek, od których zniechęcają się zwykli goście.
- potwierdzenie rezerwacji natychmiast po jej złożeniu, z datą, godziną i liczbą osób,
- przypomnienie dzień przed wizytą z linkiem do odwołania lub zmiany terminu,
- prośba o potwierdzenie obecności w krótkim oknie, po którym stolik wraca do sprzedaży,
- lista oczekujących, która wypełnia zwolniony stolik, zanim zrobi się pusty.
Zaliczka czy potwierdzenie: co wybrać
Zaliczka obniża no-show, ale odstrasza część gości, szczególnie przy zwykłej kolacji dla dwóch osób. Ma sens przy dużych grupach, salach na komunię czy kolacjach firmowych, gdzie koszt przygotowania jest realny. Przy zwykłych stolikach zacznij od potwierdzeń i przypomnień, bo kosztują mniej i nie zniechęcają.
Dla grup zasady warto ustalić z góry: do kiedy można zmienić liczbę osób, kiedy menu jest ostateczne i co dzieje się przy rezygnacji. Pomaga w tym system do zapytań grupowych, w którym warunki trafiają do oferty jeszcze przed wpłatą.
Przypomnienia SMS i e-mail w praktyce
Przypomnienie ma być krótkie i mieć jeden przycisk. W wiadomości powinny znaleźć się nazwa lokalu, data, godzina, liczba osób i link do odwołania. Jeśli chcesz wysyłać SMS-y z własnego systemu, możesz skorzystać z bramki SMS dla firm.
Wysyłaj przypomnienie raz, dzień wcześniej. Drugi komunikat w dniu wizyty ma sens tylko przy grupach. Więcej wiadomości zaczyna irytować i obniża odpowiedzi.
Jak system rezerwacji pomaga w ograniczeniu no-show
Ręczne dzwonienie do gości przed każdym wieczorem zjada godzinę dziennie i działa tylko wtedy, gdy ktoś ma na to czas. System robi to za zespół: wysyła potwierdzenie i przypomnienie, zbiera odpowiedzi, zwalnia termin i pokazuje, ilu gości faktycznie przyszło.
W RestauracjaKrakow lokal płaci stały abonament od 199 zł netto miesięcznie plus 23% VAT, bez prowizji od rachunku. Jeśli odzyskasz choć jeden stolik w miesiącu, abonament się zwraca. Pełny opis dla małych lokali jest na stronie system rezerwacji dla małej restauracji, a plany porównasz w cenniku.
Jak mierzyć, czy to działa
Zapisuj przez trzy miesiące trzy liczby: rezerwacje, niestawienia i odwołania z wyprzedzeniem. Dobry wynik to nie tylko mniej pustych stolików, ale więcej odwołań z wyprzedzeniem, bo zwolniony stolik można jeszcze sprzedać. Porównaj odsetek no-show przed wdrożeniem potwierdzeń i po nim, osobno dla weekendów i dni powszednich.