Czym jest koszt nieobsadzonego stolika
Stolik, przy którym nikt nie siedział w danym przedziale czasu, nie przyniósł obrotu, a koszty lokalu trwały dalej: czynsz, personel na zmianie, energia, abonamenty. Strata to nie tylko brakujący rachunek, lecz także część kosztów stałych, która nie została pokryta.
Nie ma jednej liczby, która dotyczy wszystkich restauracji. Dlatego ten tekst nie podaje średnich rynkowych, tylko wzór, który uzupełniasz własnymi danymi z kasy i grafiku.
Przydatne jest rozróżnienie dwóch rodzajów pustych stolików: takich, na które nie było chętnych, i takich, na które chętni byli, ale nie zdołali go zarezerwować. Drugi rodzaj da się ograniczyć, pierwszy wymaga widoczności lokalu.
Wzór na podstawie własnych danych
Podstawowa wersja wzoru wygląda tak: koszt pustego stolika w jednym przedziale = średni rachunek stolika × prawdopodobieństwo, że ktoś by go zajął. Prawdopodobieństwo bierzesz z własnych danych: w ilu podobnych przedziałach z ostatnich tygodni stolik był zajęty.
Dokładniejsza wersja dodaje marżę: strata marży = średni rachunek × udział marży brutto. Jeśli interesuje Cię to, co realnie zostaje w kasie, licz właśnie marżę, a nie sam obrót.
Przedziały czasu wybierz zgodnie z rytmem lokalu: tura obiadowa, tura wieczorna, godziny szczytu w weekend. Im bliżej rzeczywistego sposobu pracy, tym użyteczniejszy wynik. Wystarczy arkusz z kilkoma kolumnami, bez specjalistycznego programu.
Przykład na okrągłych liczbach
Przykład ilustracyjny, nie dane rzeczywiste. Załóżmy stolik czteroosobowy, średni rachunek 200 zł, a udział marży brutto 60 procent, czyli 120 zł marży z jednego zajęcia. Stolik w piątkowy wieczór jest zajęty w 8 z 10 podobnych piątków, czyli z prawdopodobieństwem 80 procent.
Każdy pusty piątkowy wieczór oznacza wtedy 200 zł × 80 procent = 160 zł utraconego obrotu, a marży 120 zł × 80 procent = 96 zł. Gdy takich stolików jest pięć, a puste są trzy z nich, dzienna strata obrotu wynosi 480 zł. Przez dwadzieścia takich wieczorów w roku to 9 600 zł.
Podstaw własne wartości. Ważne jest to, że wynik jest policzony na Twoich danych, a nie wzięty z cudzego raportu.
Pamiętaj, że wynik pokazuje potencjalną stratę, a nie pewną. Nie każdy pusty stolik dałoby się sprzedać, dlatego prawdopodobieństwo bierzemy z danych, a nie zakładamy, że każdy przedział mógłby być w pełni zajęty.
Gdzie pustki wynikają z organizacji, a nie z popytu
Część nieobsadzonych stolików nie jest brakiem gości. Gość nie mógł zarezerwować, bo nikt nie odebrał telefonu, bo rezerwacja trafiła do zeszytu, a zeszyt do drugiej zmiany, albo bo grupa dostała odpowiedź po trzech dniach. To straty, na które masz wpływ.
Sprawdź, kiedy zdarzają się puste przedziały i czy w tych samych godzinach pojawiają się odrzucone telefony albo wiadomości bez odpowiedzi. Jeśli tak, problemem jest dostępność, nie popyt.
Dobrym ćwiczeniem jest zapisywanie przez dwa tygodnie każdego pytania o wolny stolik, na które nie dało się odpowiedzieć od razu. Ten prosty rejestr pokaże, jak często zdarza się strata wynikająca z organizacji, a nie z braku zainteresowania.
Rezerwacje i no show, drugi koszt pustego stolika
Stolik zarezerwowany, a nieobsadzony, jest droższy od zwykłego pustego, bo mogłeś go sprzedać komuś innemu. Policz własny wskaźnik: ile rezerwacji w miesiącu nie dochodzi do skutku. Przykład: 100 rezerwacji, 8 gości nie przyszło, wskaźnik 8 procent.
Mniej takich sytuacji dają przypomnienia dzień wcześniej, prosta możliwość odwołania rezerwacji i zadatek przy większych grupach. Odwołanie, o którym wiesz z wyprzedzeniem, zostawia czas, żeby stolik zajął ktoś inny.
Warto też odróżnić rezerwacje odwołane z wyprzedzeniem od tych, które po prostu się nie odbyły. Pierwsze nie są stratą, bo stolik wraca do sprzedaży. Strata powstaje dopiero wtedy, gdy nikt nie uprzedził lokalu.
Sposoby na zmniejszenie straty bez obniżania cen
Obniżka cen zwiększa obłożenie, ale obniża marżę od każdego gościa, więc często nie rozwiązuje problemu. Lepiej zadziałać na dostępność i widoczność.
Każdą z tych zmian wprowadzaj osobno i obserwuj wynik przez kilka tygodni. Wtedy wiesz, która faktycznie poprawiła obłożenie, i nie zostajesz z wieloma zmianami naraz, których wpływu nie da się odróżnić.
- umożliw rezerwację o każdej porze, także poza godzinami pracy obsługi,
- przyjmuj zapytania grupowe na wolne dni tygodnia,
- opisz w profilu, jakie wydarzenia obsługujesz w słabszych godzinach,
- przygotuj stałe menu dla grup na dni z niskim obłożeniem,
- przypominaj gościom o rezerwacji i ułatw odwołanie.
Jak zestawić stratę z kosztem narzędzi
Gdy znasz miesięczną stratę z pustych stolików, łatwo ocenić, ile można wydać na jej zmniejszenie. Przykład: jeśli policzona strata marży wynosi 4 000 zł miesięcznie, a narzędzie kosztuje 499 zł netto miesięcznie, wystarczy odzyskać około jednej ósmej tej straty, żeby się zwróciło. To rachunek ilustracyjny, wynik zależy od Twoich danych.
Plany RestauracjaKrakow mają stałą opłatę niezależną od rachunków gości, więc koszt narzędzia nie rośnie razem z obrotem i łatwo go porównać ze stratą.