Z czego składa się koszt rezerwacji online dla restauracji
Portale rezerwacyjne rozliczają się na trzy sposoby. Pierwszy to opłata za każdego gościa lub rezerwację, drugi to stały abonament, trzeci to połączenie obu, czyli niski abonament i opłata za sztukę. Konkretne stawki TheFork i innych serwisów ustala umowa z lokalem, więc nie podajemy cudzych cenników. Poproś o ofertę na piśmie i policz ją według poniższej metody.
Poza opłatą widoczną w cenniku istnieje koszt ukryty. Jeśli portal pokazuje gościom promocje, część rezerwacji przychodzi na obniżonym rachunku, więc zarabiasz mniej na tym samym stoliku. Do tego dochodzi własność kontaktu: gość zbudowany w cudzej bazie nie wróci bezpośrednio do Ciebie.
Jak policzyć, ile naprawdę płacisz portalowi
Weź jeden pełny miesiąc. Zapisz liczbę gości przyprowadzonych przez portal, średni rachunek na osobę i wszystkie opłaty z faktury. Podziel sumę opłat przez przychód z tych gości. Wynik to Twoja efektywna stawka, a nie ta z ulotki.
- liczba gości z portalu w miesiącu,
- średni rachunek na osobę po rabatach i promocjach,
- suma opłat z faktury razem z abonamentem i opłatami dodatkowymi,
- liczba tych gości, którzy i tak byliby Twoimi stałymi klientami,
- koszt jednego gościa pozyskanego przez portal w porównaniu z własną stroną.
Kiedy opłata za gościa jest uzasadniona
Portal z opłatą za sztukę ma sens, gdy lokal dopiero startuje albo ma dużo pustych godzin i potrzebuje nowych gości na każdy tydzień. Płacisz tylko wtedy, gdy ktoś realnie przychodzi, więc ryzyko jest małe.
Przestaje być opłacalny, gdy lokal jest pełny w weekendy i portal przyprowadza gości, którzy zarezerwowaliby bezpośrednio. Wtedy płacisz za osoby, które już Cię znają, a każdy kolejny pełny wieczór zwiększa fakturę.
Abonament stały: kiedy wychodzi taniej
W RestauracjaKrakow lokal płaci stały abonament netto: 199 zł (Profil), 499 zł (Wzrost) albo 1299 zł (Sieć) miesięcznie plus 23% VAT. Nie pobieramy prowizji od rachunku. Pełny cennik jest w cenniku planów.
Punkt przecięcia łatwo wyznaczyć. Podziel abonament przez opłatę, jaką płacisz dziś za jednego gościa. Wynik to liczba gości miesięcznie, powyżej której stały abonament jest tańszy. Jeśli portal przyprowadza więcej gości niż ta liczba, abonament wygrywa, a każdy dodatkowy gość kosztuje zero.
Nie musisz rezygnować z innych kanałów. Abonament nie wymaga wyłączności, więc możesz prowadzić profil obok innych serwisów i po kilku tygodniach zobaczyć, skąd przychodzi więcej rezerwacji. Szersze porównanie podejść jest na stronie alternatywa dla TheFork.
Pozostałe koszty, o których zapomina się przy porównaniu
Przy porównaniu ofert łatwo policzyć tylko abonament. Warto dołożyć koszt czasu obsługi: ile minut dziennie zajmuje potwierdzanie rezerwacji i przepisywanie ich do kalendarza. W lokalu z kilkunastoma stolikami to często godzina dziennie, a więc kilkadziesiąt godzin miesięcznie.
Dołóż też koszt niestawienia się gości. Pusty stolik w sobotę o dwudziestej to utracony rachunek, którego nikt nie odda. Potwierdzenia i szybkie zwolnienie terminu zmniejszają tę stratę, a o jej skali piszemy w tekście o tym, ile kosztuje nieobsadzony stolik.
Trzeci element to grupy. Zapytanie o komunię czy kolację firmową jest warte kilka tysięcy złotych, a w modelu opartym na gościu każda osoba z grupy może generować opłatę. W modelu abonamentowym całość rachunku zostaje w lokalu. Szczegóły są w opisie systemu do zapytań grupowych.
Przykład obliczenia krok po kroku
Załóżmy lokal, który dostaje z portalu 120 gości miesięcznie. Jeśli opłata wynosi kilka złotych za osobę, miesięczny koszt to kilkaset złotych i abonament 199 zł netto jest porównywalny albo tańszy. Jeśli lokal jest pełny i gości z portalu jest 400, opłata za sztukę kosztuje kilka razy więcej niż stały plan. Liczby w tym przykładzie są ilustracją metody, nie cennikiem żadnego serwisu.
Dlatego pierwszym krokiem jest nie zmiana portalu, ale zebranie własnych danych za ostatnie trzy miesiące. Dopiero z nimi można rozmawiać o warunkach i wybrać model.
Faktury i rozliczenie abonamentu
Za abonament wystawiamy fakturę VAT na dane firmy po każdym okresie rozliczeniowym, więc koszt trafia wprost do kosztów lokalu. Jeśli zastanawiasz się, jak uporządkować wystawianie i odbiór faktur w całej firmie, możesz skorzystać z programu do fakturowania zgodnego z KSeF.