Czego oczekuje zamawiający
Osoba organizująca kolację firmową odpowiada za całe wydarzenie przed przełożonymi, więc szuka przede wszystkim pewności. Chce wiedzieć, że sala będzie gotowa, menu zgodne z ustaleniami, a rachunek zgodny z ofertą. Cena jest ważna, ale rzadko rozstrzyga sama.
Zapytanie zwykle zawiera termin, liczbę osób, budżet na osobę i czasem prośbę o fakturę na firmę. Jeżeli odpowiesz na każdy z tych punktów, zamawiający nie musi dopytywać i szybciej podejmie decyzję.
Dla wielu zamawiających kolacja firmowa jest też okazją do pokazania firmy partnerom lub pracownikom, więc zależy im na spokojnej atmosferze i sprawnej obsłudze. Informacja o tym, jak lokal radzi sobie z grupami, uspokaja już na etapie zapytania.
Dobrze wcześniej ustalić, kto po stronie lokalu jest osobą kontaktową i w jakich godzinach odpowiada na wiadomości. Zamawiający, który wie, do kogo pisać, rzadziej dzwoni w dniu wydarzenia z pytaniami, które można było rozstrzygnąć tydzień wcześniej.
Pytania, które warto zadać na początku
Kilka pytań zadanych w pierwszej odpowiedzi ustawia całą współpracę. Dzięki nim unikasz zmian na ostatnią chwilę.
Odpowiedzi zapisz w jednym miejscu i dołącz do potwierdzenia. Zamawiający widzi wtedy, że ustalenia są jasne, a obsługa w dniu wydarzenia ma przed sobą listę, do której może zajrzeć, gdy ktoś zmieni zdanie.
- jaka jest ostateczna liczba osób i do kiedy można ją zmienić,
- czy w grupie są osoby na dietach i ile,
- czy zamawiający oczekuje rozliczenia jednym rachunkiem, czy podziału,
- czy potrzebna jest prezentacja albo przemówienie i jaki sprzęt,
- czy napoje alkoholowe mają być w pakiecie, czy zamawiane osobno,
- jakie godziny rozpoczęcia i zakończenia są zakładane.
Ustal ramy cenowe i zadatek
Przejrzysta oferta składa się z ceny za osobę, zakresu, który ona obejmuje, i zasad dodatkowych kosztów. Zapisz, czy cena dotyczy samego menu, czy także napojów, czy jest opłata za wyłączność sali i jak liczy się obsługę.
Przykład ilustracyjny na okrągłych liczbach: kolacja dla 25 osób, 180 zł za osobę, razem 4 500 zł. Zadatek 30 procent, czyli 1 350 zł, wpłacany w dniu potwierdzenia, a pozostała kwota po wydarzeniu na podstawie faktury. To tylko ilustracja, własne zasady ustalasz sam.
Jasno napisz, co się dzieje przy zmianie liczby osób. Przykład: zmiana o dwie osoby w górę lub w dół do pewnego terminu bez konsekwencji, później rozliczenie według liczby z potwierdzenia. Zasada jest prosta, a ogranicza spory.
Menu i obsługa dla większej liczby osób
W dużej grupie kuchnia pracuje inaczej niż przy zwykłym wieczorze. Najlepiej sprawdza się ograniczony wybór: jedna przystawka lub kilka do dzielenia, dwa do trzech dań głównych do wyboru z wyprzedzeniem, jeden deser. Zamówienia zebrane przed wydarzeniem pozwalają wydawać dania równo.
Ustal ze zmianą, kto prowadzi grupę, kto odpowiada za napoje i kiedy wydawane są kolejne dania. Jedna osoba z obsługi jako opiekun grupy zmniejsza liczbę pytań do kuchni i skraca czas oczekiwania gości.
Jeśli wydarzenie ma program, na przykład przemowy lub wręczenie nagród, uwzględnij go w kolejności dań. Przerwy w podawaniu pozwalają gościom słuchać, a kuchni utrzymać temperaturę potraw bez pośpiechu.
Faktura, rozliczenie i dokumenty
Firma potrzebuje dokumentu rozliczeniowego, więc zapytaj o dane do faktury na etapie potwierdzenia, nie po wydarzeniu. Zapisz, czy faktura jest wystawiana na całość, czy na część, i w jakim terminie płatności.
Spisz ustalenia w krótkim potwierdzeniu wysłanym na adres e-mail zamawiającego: data, godzina, liczba osób, menu, cena, zadatek, zasady zmiany liczby gości. Jedna wiadomość z kompletem informacji jest lepsza niż kilka rozproszonych.
Zwróć uwagę na dane nabywcy: pełna nazwa, adres i numer identyfikacji podatkowej powinny pochodzić od zamawiającego, a nie z pamięci. Błędna faktura wymaga korekty i niepotrzebnie wydłuża rozliczenie po wydarzeniu.
Dzień wydarzenia i dzień po
Rano w dniu kolacji sprawdź listę ustaleń: liczbę osób, diety, układ stołów, sprzęt, godzinę wejścia pierwszych gości. Zamawiający często zmienia liczbę osób w ostatniej chwili, więc zostaw sobie margines na jedno lub dwa dodatkowe nakrycia.
Po wydarzeniu wyślij krótkie podziękowanie i fakturę zgodnie z ustaleniami. Zapytaj, co się udało, a co można poprawić. Firmy wracają z kolejnymi okazjami, jeśli pierwsza kolacja przebiegła spokojnie.
Zostaw kontakt do osoby, która w lokalu odpowiada za grupę, i poinformuj o nim zamawiającego. W dniu wydarzenia zawsze pojawiają się drobne zmiany, a jedna znana osoba do kontaktu skraca ich załatwienie.
Jak sprawić, by zamawiający w ogóle do Ciebie trafił
Organizator kolacji firmowej zwykle zaczyna od wyszukania restauracji z salą dla grupy. W profilu opisz więc wprost, że obsługujesz kolacje firmowe, podaj maksymalną liczbę osób, możliwość wystawienia faktury i przykładowe warianty menu.
Na RestauracjaKrakow organizator wysyła zapytanie bez opłat, a Ty odpowiadasz z gotowymi warunkami. Lokal płaci stały abonament, bez prowizji od rachunku firmy.
Przy opisie sali podaj układy, które sprawdzają się dla firm: długi stół, kilka okrągłych stołów, strefa przy barze. Zamawiający może wtedy wybrać wariant jeszcze przed wysłaniem zapytania i zacząć rozmowę od konkretnej propozycji, a nie od ogólnych pytań.