Kto zamawia kolację firmową
Kolację firmową zamawia zwykle asystentka zarządu, office manager albo osoba z działu HR. Ma ustalony budżet, termin i listę uczestników, a jej zadaniem jest szybko znaleźć miejsce, w którym wszystko się zgadza.
Taka osoba ceni lokal, który jasno podaje cenę menu grupowego, możliwość wystawienia faktury i warunki rezerwacji, bo każde dopytywanie kosztuje ją czas.
Jak zbudować ofertę kolacji firmowej
W profilu przygotuj kilka gotowych wariantów, między którymi zamawiający może wybierać. Nie muszą to być sztywne pakiety, wystarczy czytelny punkt wyjścia do rozmowy.
- menu stałe dla grupy z ceną na osobę,
- opcje dla osób z dietą bezmięsną i uczuleniami,
- pojemność sali lub wydzielonej części lokalu,
- zasady rozliczenia i wystawienia faktury na firmę,
- najpóźniejszy termin potwierdzenia liczby osób.
Zapytania od firm w jednym miejscu
Zamawiający wypełnia formularz z terminem, liczbą osób, budżetem i uwagami. W panelu widzisz zapytanie razem z historią rozmowy i możesz odpowiedzieć ofertą jednym kliknięciem.
Dzięki statusom wiesz, które zapytania są nowe, które czekają na decyzję firmy, a które zostały potwierdzone. Zapytanie bez odpowiedzi po kilku dniach to zwykle utracone zamówienie, więc panel przypomina o nim zawczasu.
Powracający klienci i stoliki w tygodniu
Firma, która dobrze wspomina kolację, wraca za rok, a często zamawia kolejne spotkania w ciągu roku. Taka grupa jest przewidywalnym źródłem przychodu, zwłaszcza w dni powszednie, kiedy lokal ma najwięcej wolnych stolików.
Ustawienie w profilu, że przyjmujesz grupy w tygodniu, kieruje część zapytań na terminy, które inaczej stałyby puste.
Ile to kosztuje
Gość szuka i pyta bez opłat. Lokal płaci stały abonament netto: Profil 199 zł, Wzrost 499 zł, Sieć 1 299 zł miesięcznie, plus 23% VAT, a przy płatności rocznej cena jest niższa o 50 procent. Wystawiamy fakturę VAT i nie pobieramy prowizji od rachunku gościa.
Kolacja dla kilkunastu osób to rachunek, który łatwo przewyższa miesięczny abonament, więc jedna dodatkowa grupa w miesiącu wystarcza, aby plan się opłacał.
Jak ograniczyć ryzyko pustych miejsc
Częstym problemem przy grupach jest zmiana liczby osób tuż przed terminem. Warto więc ustalić w ofercie prosty termin potwierdzenia, na przykład kilka dni przed kolacją, oraz zasady dotyczące zaliczki. Gość widzi je od razu i wie, czego się spodziewać.
Dobrą praktyką jest też krótka wiadomość przypominająca zamawiającemu o ostatecznym potwierdzeniu liczby gości i wyborze dań. Zmniejsza to liczbę nieprzyjemnych niespodzianek po obu stronach, a obsługa może przygotować salę i kuchnię bez zgadywania. Wszystkie te ustalenia zostają w karcie zapytania, więc po kilku miesiącach, gdy firma wróci z kolejną kolacją, wiesz, co jej się podobało.