Trzy modele, w których rozlicza się rezerwacje
Pierwszy model to stały abonament. Płacisz tę samą kwotę co miesiąc, a system obsługuje tyle rezerwacji, ile wpłynie. Koszt jest łatwy do wpisania w budżet i nie rośnie, gdy lokal dobrze działa. Tak działa RestauracjaKrakow: plany od 199 zł netto miesięcznie, plus 23% VAT.
Drugi model to opłata za rezerwację albo za gościa. Stawka jednostkowa wygląda niewinnie, ale w piątkowy wieczór przy pełnej sali sumuje się do kwoty, której na początku miesiąca nikt nie zaplanował. Przy takim rozliczeniu przed podpisaniem umowy policz, ile rezerwacji realnie masz w miesiącu, a dopiero potem pomnóż.
Trzeci model to licencja albo wdrożenie jednorazowe, często połączone z systemem kasowym. Płacisz większą kwotę na starcie, a potem mniejszą za wsparcie i aktualizacje. Ma sens, gdy rezerwacje są częścią całego oprogramowania lokalu, mniej, gdy potrzebujesz tylko przyjmować stoliki i zapytania.
Z czego składa się pełny koszt systemu
Cena z cennika rzadko jest ostatnią pozycją. Zanim porównasz oferty, sprawdź każdą z poniższych rzeczy, bo właśnie tam kryją się różnice.
- opłata podstawowa (miesięczna lub roczna) i to, czy podano ją netto czy brutto,
- prowizja albo opłata za rezerwację lub gościa,
- koszt dodatkowych lokali, sal i użytkowników,
- opłata za wdrożenie, szkolenie obsługi i import danych,
- powiadomienia SMS, które często rozlicza się osobno,
- okres wypowiedzenia i to, co dzieje się z danymi gości po rezygnacji.
Przykład na okrągłych liczbach
To ilustracja, nie dane rynkowe. Załóżmy lokal, który przyjmuje 400 rezerwacji miesięcznie. Gdyby opłata wynosiła 3 zł za rezerwację, miesięczny koszt to 1 200 zł, a w intensywnym miesiącu przy 600 rezerwacjach 1 800 zł. Stały abonament 499 zł netto kosztuje tyle samo w obu miesiącach.
Ta sama zasada działa w drugą stronę. Lokal z 40 rezerwacjami miesięcznie przy opłacie za sztukę zapłaci 120 zł, więc taki model może być tańszy na małej skali. Dlatego pierwszym krokiem jest policzenie własnej liczby rezerwacji z ostatnich trzech miesięcy, a nie wybór po cenie z reklamy.
Odrębna sprawa to grupy. Jedna kolacja firmowa dla 20 osób może dać rachunek na kilka tysięcy złotych. Jeśli system pomaga pozyskać choćby jedną taką grupę miesięcznie, abonament zwraca się z nawiązką. Szczegółowo piszemy o tym na stronie kolacja firmowa w Krakowie.
Ile kosztuje plan w RestauracjaKrakow
Mamy trzy plany, wszystkie ceny netto za miesiąc: Profil 199 zł z profilem lokalu i podstawową obsługą rezerwacji, Wzrost 499 zł z rozszerzonymi zapytaniami grupowymi i widżetem rezerwacji na własnej stronie, Sieć 1 299 zł dla kilku lokali pod jedną umową. Przy płatności rocznej cena jest niższa o 50 procent względem ceny miesięcznej.
Nie ma prowizji od rachunku gościa i nie ma opłaty za rezerwację. Aktualne warunki zawsze znajdziesz w cenniku, a opis tego, co dostaje lokal, na stronie system rezerwacji stolików.
Jak porównać oferty w pół godziny
Przygotuj trzy liczby: średnią liczbę rezerwacji w miesiącu, średni rachunek stolika i liczbę zapytań grupowych, które dziś gubią się w skrzynce lub w wiadomościach. Dla każdej oferty wpisz do arkusza koszt w spokojnym i w najbardziej zapracowanym miesiącu. Oferta, której koszt mało się zmienia, jest dla Ciebie przewidywalna.
Zapytaj też o rzeczy, których nie ma w cenniku: czy kontakty gości zostają u Ciebie, czy da się wyeksportować dane i jak wygląda rezygnacja. Dobra odpowiedź na te pytania bywa ważniejsza niż różnica kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Jeśli przy okazji planujesz większe wydarzenia, warto od razu zaplanować obsadę. Kalkulator zespołu kelnerskiego na wesela i bankiety znajdziesz na stronie poświęconej kelnerkom na wesela i bankiety.
Pytania do sprzedawcy przed podpisaniem umowy
Dobra rozmowa handlowa trwa kwadrans i wystarczy do niej pięć pytań. Pierwsze: jaka kwota pojawi się na fakturze w miesiącu, w którym mam dwa razy więcej rezerwacji niż zwykle. Drugie: czy opłata dotyczy też gości, którzy przyszli, ale nie zarezerwowali przez system. Trzecie: kto jest właścicielem kontaktów do gości i czy mogę je wyeksportować.
Czwarte pytanie dotyczy zapytań grupowych. Wiele narzędzi świetnie obsługuje stolik dla dwóch osób, a bardzo słabo komunię albo wesele, gdzie trzeba ustalić menu, zaliczkę i układ sali. Jeśli grupy są dla Twojego lokalu ważne, sprawdź to na żywym panelu, nie na slajdzie. Piąte: jak wygląda rezygnacja i kiedy kończy się dostęp do danych.
Zapisz odpowiedzi i porównaj je obok siebie. Zwykle po takim zestawieniu widać, że różnica między ofertami nie leży w cenie podstawowej, tylko w tym, co dzieje się w szczycie sezonu i przy większych wydarzeniach.